✔ Konsep Dan Cara Menyusun Sop Di Sekolah
Sesuai dengan perkembangan manajemen sekolah ketika ini, maka SOP menjadi salah satu bab manajemen kepala sekolah yang sangat urgen.
Dengan adanya SOP kepala sekolah akan lebih gampang mengendalikan semua kegiatan yang berkaitan dengan acara baik yang tersusun dalam acara atau bersifat insidentil.
Sebagai contoh yang sanggup dipakai dalam penyusunan SOP ialah PermenegPan R&B Nomor 35 tahun 2012.
A. Konsep SOP di Sekolah
Standar Operasional Prosedur (SOP) ialah serangkaian arahan tertulis yang dibakukan mengenai banyak sekali proses penyelenggaraan acara sekolah, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan;
B. Manfaat SOP di Sekolah
1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan Tendik dalam menuntaskan pekerjaan yang menjadi tugasnya;
2.Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang aparatur atau pelaksana dalam melaksanakan tugas;
3.Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan kiprah dan tanggung jawab masing-masing tendik di sekolah.
4.Membantu guru/pegawai menjadi lebih berdikari dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan (kepala sekolah) dalam pelaksanaan proses sehari-hari;
5.Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas;
6.Menciptakan ukuran standar kinerja masing-masing tendik secara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi perjuangan yang telah dilakukan;
7.Memastikan pelaksanaan kiprah penyelenggaraan kegiatan di sekolah sanggup berlangsung dalam banyak sekali situasi;
8.Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari sisi mutu, waktu, dan prosedur;
9.Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh guru/pegawai dalam melaksanakan tugasnya;
10.Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi guru/pegawai;
11.Memberikan informasi mengenai beban kiprah yang dipikul oleh seorang guru/pegawai dalam melaksanakan tugasnya;
12.Sebagai instrumen yang sanggup melindungi guru/pegawai dari kemungkinan tuntutan aturan alasannya ialah tuduhan melaksanakan penyimpangan;
13.Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas;
14.Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memperlihatkan pelayanan;
15.Membantu memperlihatkan informasi yang diharapkan dalam penyusunan standar pelayanan, sehingga sekaligus sanggup memperlihatkan informasi bagi kinerja pelayanan.
C. Prinsip Penyusunan SOP
1. Kemudahan dan kejelasan.
Prosedur-prosedur yang distandarkan harus sanggup dengan gampang dimengerti dan diterapkan oleh semua aparatur bahkan bagi seseorang yang sama sekali gres dalam pelaksanaan tugasnya;
2. Efisiensi dan efektivitas.
Prosedur-prosedur yang distandarkan harus merupakan mekanisme yang paling efisien dan efektif dalam proses pelaksanaan tugas;
3. Keselarasan.
Prosedur-prosedur yang distandarkan harus selaras dengan prosedur-prosedur standar lain yang terkait;
3. Keterukuran.
Output dari prosedur-prosedur yang distandarkan mengandung standar kualitas atau mutu baku tertentu yang sanggup diukur pencapaian keberhasilannya;
4. Dinamis.
Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dengan cepat sanggup diubahsuaikan dengan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang dalam penyelenggaraan manajemen pemerintahan;
5. Berorientasi pada pengguna atau pihak yang dilayani.
Prosedur- mekanisme yang distandarkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna (customer’s needs) sehingga sanggup memperlihatkan kepuasan kepada pengguna;
6. Kepatuhan hukum.
Prosedur-prosedur yang distandarkan harus memenuhi ketentuan dan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku;
7. Kepastian hukum.
Prosedur-prosedur yang distandarkan harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk aturan yang ditaati, dilaksanakan dan menjadi instrumen untuk melindungi aparatur atau pelaksana dari kemungkinan tuntutan hukum.
D. Prinsip Pelaksanaan SOP
1. Konsisten.
SOP AP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapa pun, dan dalam kondisi yang relatif sama oleh seluruh guru dan pegawai;
2. Komitmen.
SOP harus dilaksanakan dengan janji penuh dari seluruh personil, dari tingkatan yang paling rendah dan tertinggi;
3. Perbaikan berkelanjutan.
Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap penyempurnaan-penyempurnaan untuk memperoleh mekanisme yang benar-benar efisien dan efektif;
4. Mengikat.
SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan mekanisme standar yang telah ditetapkan;
5. Seluruh unsur mempunyai kiprah penting.
Seluruh personil melaksanakan peran-peran tertentu dalam setiap mekanisme yang distandarkan. Jika aparatur tertentu tidak melaksanakan kiprahnya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses, yang kesudahannya juga berdampak pada terganggunya proses penyelenggaraan pelayanan di sekolah ;
6. Terdokumentasi dengan baik.
Seluruh mekanisme yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga sanggup selalu dijadikan contoh atau acuan bagi setiap pihak-pihak yang memerlukan.
E. Format SOP
Secara umum Format SOP sanggup kita kategorikan ke dalam empat jenis, yaitu:
1. Langkah sederhana (Simple Steps)
Simple steps ialah bentuk SOP yang paling sederhana. Dalam simple steps ini kegiatan yang akan dilaksanakan cenderung sederhana dengan proses yang pendek yang umumnya kurang dari 10 (sepuluh) langkah.
2. Tahapan berurutan (Hierarchical Steps)
Hierarchical Steps ini merupakan format pengembangan dari simple steps. Format ini dipakai jikalau mekanisme yang disusun panjang, lebih dari 10 langkah dan membutuhkan informasi lebih detail, akan tetapi hanya memerlukan sedikit pengambilan keputusan.
3. Grafik (Graphic)
Format Grafik (graphic) dipilih, jikalau mekanisme yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang dan spesifik. Dalam format ini proses yang panjang tersebut dijabarkan ke dalam sub-sub proses yang lebih pendek yang hanya berisi beberapa langkah.
4. Diagram Alir (Flowcharts)
Flowcharts merupakan format yang biasa dipakai jikalau dalam SOP tersebut diharapkan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan membutuhkan opsi tanggapan (alternatif jawaban) seperti: tanggapan “ya” atau “tidak”, “lengkap” atau “tidak”, “benar” atau “salah”, dsb. yang akan mempengaruhi sub langkah berikutnya. Simbol yang dipakai biasanya ada 5
Dengan adanya SOP kepala sekolah akan lebih gampang mengendalikan semua kegiatan yang berkaitan dengan acara baik yang tersusun dalam acara atau bersifat insidentil.
Sebagai contoh yang sanggup dipakai dalam penyusunan SOP ialah PermenegPan R&B Nomor 35 tahun 2012.
A. Konsep SOP di Sekolah
Standar Operasional Prosedur (SOP) ialah serangkaian arahan tertulis yang dibakukan mengenai banyak sekali proses penyelenggaraan acara sekolah, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan;
B. Manfaat SOP di Sekolah
1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan Tendik dalam menuntaskan pekerjaan yang menjadi tugasnya;
2.Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang aparatur atau pelaksana dalam melaksanakan tugas;
3.Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan kiprah dan tanggung jawab masing-masing tendik di sekolah.
4.Membantu guru/pegawai menjadi lebih berdikari dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan (kepala sekolah) dalam pelaksanaan proses sehari-hari;
5.Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas;
6.Menciptakan ukuran standar kinerja masing-masing tendik secara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi perjuangan yang telah dilakukan;
7.Memastikan pelaksanaan kiprah penyelenggaraan kegiatan di sekolah sanggup berlangsung dalam banyak sekali situasi;
8.Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari sisi mutu, waktu, dan prosedur;
9.Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh guru/pegawai dalam melaksanakan tugasnya;
10.Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi guru/pegawai;
11.Memberikan informasi mengenai beban kiprah yang dipikul oleh seorang guru/pegawai dalam melaksanakan tugasnya;
12.Sebagai instrumen yang sanggup melindungi guru/pegawai dari kemungkinan tuntutan aturan alasannya ialah tuduhan melaksanakan penyimpangan;
13.Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas;
14.Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memperlihatkan pelayanan;
15.Membantu memperlihatkan informasi yang diharapkan dalam penyusunan standar pelayanan, sehingga sekaligus sanggup memperlihatkan informasi bagi kinerja pelayanan.
C. Prinsip Penyusunan SOP
1. Kemudahan dan kejelasan.
Prosedur-prosedur yang distandarkan harus sanggup dengan gampang dimengerti dan diterapkan oleh semua aparatur bahkan bagi seseorang yang sama sekali gres dalam pelaksanaan tugasnya;
2. Efisiensi dan efektivitas.
Prosedur-prosedur yang distandarkan harus merupakan mekanisme yang paling efisien dan efektif dalam proses pelaksanaan tugas;
3. Keselarasan.
Prosedur-prosedur yang distandarkan harus selaras dengan prosedur-prosedur standar lain yang terkait;
3. Keterukuran.
Output dari prosedur-prosedur yang distandarkan mengandung standar kualitas atau mutu baku tertentu yang sanggup diukur pencapaian keberhasilannya;
4. Dinamis.
Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dengan cepat sanggup diubahsuaikan dengan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang dalam penyelenggaraan manajemen pemerintahan;
5. Berorientasi pada pengguna atau pihak yang dilayani.
Prosedur- mekanisme yang distandarkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna (customer’s needs) sehingga sanggup memperlihatkan kepuasan kepada pengguna;
6. Kepatuhan hukum.
Prosedur-prosedur yang distandarkan harus memenuhi ketentuan dan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku;
7. Kepastian hukum.
Prosedur-prosedur yang distandarkan harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk aturan yang ditaati, dilaksanakan dan menjadi instrumen untuk melindungi aparatur atau pelaksana dari kemungkinan tuntutan hukum.
D. Prinsip Pelaksanaan SOP
1. Konsisten.
SOP AP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapa pun, dan dalam kondisi yang relatif sama oleh seluruh guru dan pegawai;
2. Komitmen.
SOP harus dilaksanakan dengan janji penuh dari seluruh personil, dari tingkatan yang paling rendah dan tertinggi;
3. Perbaikan berkelanjutan.
Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap penyempurnaan-penyempurnaan untuk memperoleh mekanisme yang benar-benar efisien dan efektif;
4. Mengikat.
SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan mekanisme standar yang telah ditetapkan;
5. Seluruh unsur mempunyai kiprah penting.
Seluruh personil melaksanakan peran-peran tertentu dalam setiap mekanisme yang distandarkan. Jika aparatur tertentu tidak melaksanakan kiprahnya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses, yang kesudahannya juga berdampak pada terganggunya proses penyelenggaraan pelayanan di sekolah ;
6. Terdokumentasi dengan baik.
Seluruh mekanisme yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga sanggup selalu dijadikan contoh atau acuan bagi setiap pihak-pihak yang memerlukan.
E. Format SOP
Secara umum Format SOP sanggup kita kategorikan ke dalam empat jenis, yaitu:
1. Langkah sederhana (Simple Steps)
Simple steps ialah bentuk SOP yang paling sederhana. Dalam simple steps ini kegiatan yang akan dilaksanakan cenderung sederhana dengan proses yang pendek yang umumnya kurang dari 10 (sepuluh) langkah.
2. Tahapan berurutan (Hierarchical Steps)
Hierarchical Steps ini merupakan format pengembangan dari simple steps. Format ini dipakai jikalau mekanisme yang disusun panjang, lebih dari 10 langkah dan membutuhkan informasi lebih detail, akan tetapi hanya memerlukan sedikit pengambilan keputusan.
3. Grafik (Graphic)
Format Grafik (graphic) dipilih, jikalau mekanisme yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang dan spesifik. Dalam format ini proses yang panjang tersebut dijabarkan ke dalam sub-sub proses yang lebih pendek yang hanya berisi beberapa langkah.
4. Diagram Alir (Flowcharts)
Flowcharts merupakan format yang biasa dipakai jikalau dalam SOP tersebut diharapkan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan membutuhkan opsi tanggapan (alternatif jawaban) seperti: tanggapan “ya” atau “tidak”, “lengkap” atau “tidak”, “benar” atau “salah”, dsb. yang akan mempengaruhi sub langkah berikutnya. Simbol yang dipakai biasanya ada 5
a.Simbol Kapsul/Terminator ( ) untuk mendeskripsikan kegiatan mulai dan berakhir;
b.Simbol Kotak/Process ( ) untuk mendeskripsikan proses atau kegiatan eksekusi;
c.Simbol Belah Ketupat/Decision ( ) untuk mendeskripsikan kegiatan pengambilan keputusan;
d.Simbol Anak Panah/Panah/Arrow ( ) untuk mendeskrpsikan arah kegiatan (arah proses kegiatan);
e.Simbol Segilima/Off-Page Connector ( ) untuk men-deskripsikan kekerabatan antar simbol yang berbeda halaman.
F. Langkah Penyusunan SOP
Penyusunan SOP secara umum mencakup siklus sebagai berikut:
1. Persiapan,
2. Penilaian Kebutuhan SOP,
3. Pengembangan SOP
4. Penerapan SOP
5. Monitoring dan Evaluasi SOP
Berdasarkan langkah di atas sekolah sanggup menyederhanakan langkah sebagai berikut:
1. Kepala sekolah membentuk tim yang mempersiapkan SOP, pembentukan tim sebaiknya terdiri dari kepala sekolah, wakil kepala sekolah, utusan tim pengembang kurikulum, utusan tim pengembang sekolah, utusan tim supervior, koordinator PKB, kepala labor, kepala perpustakaan, kepala administrasi dan melibatkan pengawas sekolah.
Tugas tim antara lain: melaksanakan identifikasi kebutuhan, mengumpulkan data, melaksanakan analisis prosedur, melaksanakan pengembangan, menyusun draf SOP, sosialisasi, melaksanakan penyempurnaan penyempurnaan.
2. Tim melaksanakan Penilaian Kebutuhan Tim melaksanakan penilaian kebutuhan SOP menurut bidang kiprah selanjutnya mencoba memikirkan prosedur yang akan dilakukan dengan mempertimbangkan tupoksi dan peraturan yang terkait.
Bidang Tugas | Prosedur | Keterkaitan Dengan : | Prioritas kebutuhan | |
Tupoksi | Peraturan Per undang-undangan | |||
3. Tim melaksanakan Identifikasi SOP untuk Pengembangan
4. Selanjutnya tim melaksanakan pilihan acara yang dilakukan menurut mekanisme dilengkapi dengan persyaratan yang harus dipenuhi dan menghitung sasaran waktu yang digunakan dan hasil/out put yang diperoleh
Satuan Pendidikan : | |||||
Bidang | Prosedur | Aktivitas | persyaratan | Waktu | Output |
5. Tim melaksanakan Identifikasi SOP menurut Tugas dan Fungsi
Dalam hal ini Tim menyusun lebih rinci uraian kiprah masing-masing bidang dan menciptakan judul SOP
No | Tugas | Fungsi | Uraian Tugas | Kegiatan | Output | Judul SOP |
6. Tim melaksanakan penulisasn SOP
7. Tim melaksanakan sosialisasi kepada semua warga sekolah
8. Tim Melakukan Penyempurnaan SOP
9. Pengesahan SOP oleh kepala sekolah.
G. Sistematika Dokumen SOP
A. Halaman Pembuka
1. Halaman Judul (Cover)
• Judul SOP, Instansi/Satuan Kerja; Tahun pembuatan;Informasi lain yang diperlukan.
2. Keputusan Kepala Sekolah
3. Daftar isi dokumen SOP
4. Penjelasan singkat penggunaan
H. Unsur Prosedur
1. Bagian Identitas
a.Logo dan Nama Instansi/Satuan Kerja/Unit Kerja, nomenklatur satuan/unit organisasi pembuat;
b.Nomor SOP
c.Tanggal Pembuatan,
d.Tanggal Revisi
e.Tanggal Efektif,
f.Pengesahan oleh pejabat yang berkompeten pada tingkat satuan kerja.
g.Judul SOP
h.Dasar Hukum,
i.Keterkaitan
j.Peringatan
k.Kualifikasi Pelaksana
l.Peralatan dan Perlengkapan,
m.Pencatatan dan Pendataan,
2. BagianFlowchart.
Demikian konsep dan langkah penyusunan SOP di sekolah kiranya sekolah sanggup menyusunnya sebagai contoh dalam melaksanakan kiprah masing-masing personil sekolah. Contoh SOP dalam goresan pena selanjutnya.
Belum ada Komentar untuk "✔ Konsep Dan Cara Menyusun Sop Di Sekolah"
Posting Komentar